Alle bestanden centraal beheren in jouw organisatie

Probleem

Lecot, een van de grootste distributeurs van bevestigingsmateriaal en technische producten in België, verwerkt dagelijks een enorm volume aan documenten: aankoopfacturen, leveringsbonnen, verkooporders en interne documenten. Die documentenstroom manueel beheren was tijdrovend, foutgevoelig en schaalde niet mee met de groei van het bedrijf. Documenten waren moeilijk terug te vinden, traceerbaarheid was beperkt en een gestructureerde koppeling met het bestaande ERP op AS/400 ontbrak.

Oplossing

Met FITdoc, ons een Document Management Systeem (DMS) werd een geautomatiseerde en gedigitaliseerde dispatcher geïnstalleerd. Onze toepassing is volledig afgestemd op de documentstromen van Lecot waarbij alle documenten op één centrale plaats geplaatst worden. Alle data en informatie wordt centraal beheerd en is voor elke medewerker (die hier rechten toe heeft) beschikbaar. Met één klik op de knop haal je de correcte documenten en eventueel hieraan gekoppelde relevante informatie op.

• Alle documenttypes — aankoopfacturen, leveringsbonnen, verkooporders en interne documenten — worden automatisch herkend, gerouteerd en gedispatcht.
• Documenten worden gesynchroniseerd met diverse databases en volledig doorzoekbaar gemaakt op het ERP.
• Een naadloze integratie met AS/400 zorgt ervoor dat alles aansluit op de bestaande bedrijfsomgeving van Lecot.
• 24/7 monitoring met automatische alerts bij time-outs: verstoringen in de documentflow worden onmiddellijk gesignaleerd en opgevolgd.

Het resultaat? Lecot verwerkt via FITdoc 24.000 documenten per dag — of gemiddeld 2 documenten per seconde. Volledig geautomatiseerd, zonder manuele tussenkomst.