Documentherkenning & dossierbeheer

Probleem

Elk aankoop- of verkoopdossier bestaat uit een lappendeken van documenten: bestelbon, factuur, leverbon, verzendnota, CMR,… Bij bedrijven die internationaal goederen verhandelen zoals Fudium, leverancier van ingrediënten en additieven voor de voedingsindustrie komen die documenten binnen via verschillende kanalen en in verschillende formaten. Manueel verzamelen, sorteren en aan elkaar koppelen is tijdrovend, foutgevoelig en zorgt voor weinig overzicht. Bij een controle of audit moet je dan alle stukken van één dossier weer handmatig bij elkaar zoeken.

Oplossing

Met FITdoc DMS stroomlijn je de volledige verwerking van je aankoop- en verkoopdossiers. Automatiseer, beheer en kies voor meer inzicht en controle over alle documenten heen, niet enkel facturen.

Voor Fudium werd FITdoc DMS geïmplementeerd om aankoop- en verkoopdossiers automatisch en geautomatiseerd samen te stellen:

• Documenten worden automatisch uit een centrale mailbox gehaald en naar het digitale archief FITdoc gestuurd.
• OCR-herkenning leest uiteenlopende documenten in: facturen, leverbonnen, verzendnota’s, CMR’s,… niet enkel facturen.
• Via onze AI-module wordt alle relevante data automatisch uit elk document gehaald (referenties, hoeveelheden, bedragen, partijen,…).
• Documenten worden aan elkaar gekoppeld: denk aan een aankoopfactuur met de bijhorende leverbon en CMR, of een verkoopfactuur met de verzendnota zodat er één eenduidig dossier ontstaat.
• Via de online portal heb je meer inzicht en controle: elk dossier is volledig, traceerbaar en direct raadpleegbaar.

Het resultaat: minder manueel zoek- en koppelwerk, een sterke herkenningsgraad op alle documenttypes, en aankoop- en verkoopdossiers die zichzelf samenstellen.