Scanningservice voor papieren en technische archieven

Probleem

Er liggen stapels papieren en mappen in de kasten, op je bureau en je hebt niet altijd toegang tot de documenten die je nodig hebt.

Bij TotalEnergies vormen de technische documentatie van valven, kleppen en bijhorende datasheets is de ruggengraat van veilig en efficiënt onderhoud. Veel van deze informatie lag verspreid over ringmappen en archiefkasten. Deze papieren archieven waren niet doorzoekbaar en kwetsbaar voor verlies of beschadiging. Wie snel een datasheet of keuringsverslag nodig had op de werkvloer, verloor kostbare tijd met zoeken. En bij een inspectie of audit is onvindbare documentatie simpelweg geen optie.

Oplossing

Qastan voerde een volledige scanningservice uit voor TotalEnergies. Met onze scanningservice ontzorgden we volledig en maken we komaf met de ellenlange rij ringmappen of dossiers in van het papieren archief. Het archief omvatte in hoofdzaak datasheets van valven, kleppen en technische tekeningen. Deze werden integraal per dossier gedigitaliseerd en doorzoekbaar gemaakt via OCR. Daarnaast werd gedurende het scanproces ook extra metadata toegevoegd. Dit verrijkt niet alleen het archief maar zorgt er voor dat documenten snel digitaal teruggevonden kunnen worden via extra informatie zoals referenties, specifieke naamgevingsconventies, versies of dossiernummers.

Het resultaat: alle technische documentatie direct beschikbaar op kantoor, de werkvloer of remote.

Hoe gaan we te werk?

• We halen het papieren archief op jouw locatie op. Au op kantoor op. Alle documenten worden scanklaar gemaakt: nietjes, paperclips en plastic mapjes worden verwijderd.
• Alle documenten worden gedigitaliseerd en volledig digitaal doorzoekbaar gemaakt (OCR-herkenning).
• De documenten worden gestructureerd opgeslagen in jouw gewenste omgeving: SharePoint, cloud, eigen server of DMS. Afhankelijk van jouw wensen worden ze gekoppeld aan het juiste asset, component of dossier.
• Na het scannen worden alle originele documenten netjes teruggeplaatst in hun map of doos. Daarna kiest je zelf: ophalen, laten vernietigen (met certificaat) of bewaren.

Jouw papieren archief volledig digitaal?

Wij ontzorgen het volledige digitaliseringsproces en zorgen voor een snelle en efficiëntie oplevering.