Klanten- of leveranciersportaal in eigen huisstijl

Probleem

Een groeiend dealernetwerk aansturen via e-mail, telefoon en losse bestanden werkt, tot het niet meer werkt.

Voor Prostor, fabrikant van innovatieve parasolsystemen en elektrische fietsendragers en onderdeel van de Brustor Groep, was die grens bereikt. Dealers verspreid over verschillende landen hadden nood aan technische documentatie, wilden wisselstukken aanvragen, garantiedossiers indienen en bestellingen plaatsen. Dat alles verliep via niet-gestructureerde kanalen: tijdrovend voor het interne team, onduidelijk voor de dealers, en moeilijk schaalbaar naarmate het netwerk groeide.

Kortom: de administratieve last woog zwaar en de foutmarge was te groot.

Oplossing

Qastan ontwikkelde voor Prostor een dealerplatform op maat om alle interacties tussen Prostor en zijn dealers te centraliseren met een rechtstreekse koppeling aan het ERP-systeem.

Het resultaat is een webportaal dat dealers wereldwijd kunnen gebruiken in hun eigen taal, en dat intern de administratieve druk sterk vermindert. Geen dubbele invoer, geen verouderde documenten, geen miscommunicatie. Het platform beschikt over een aantal sterke troeven:

• Documentcentrum of Document Hub: technische fiches, installatiehandleidingen en productdocumentatie staan altijd up-to-date in het portaal. Dealers raadplegen de juiste versie op het juiste moment zonder e-mails te sturen of te wachten op een antwoord van de binnendienst.
• Aanvragen wisselstukken: via een aanvraagformulier bestellen dealers de juiste wisselstukken. De aanvraag wordt direct geregistreerd en opgevolgd. Minder telefonie, minder fouten, snellere verwerking.
• Garantieregelingen: garantiedossiers worden ingediend, opgevolgd en beheerd via het platform. De dealer geeft zelf de nodige informatie in waarbij Prostor beschikt over een geactualiseerd overzicht zonder zoeken in mailboxen of spreadsheets.
• Productconfigurator en offerte (ERP-koppeling): dealers configureren de producten rechtstreeks zelf in het portaal. De configurator is real-time gekoppeld aan het ERP van Prostor: prijzen, beschikbaarheid en technische specificaties zijn altijd correct en actueel.
• Meertalig platform: het portaal is beschikbaar in de taal van de dealer. Dat verlaagt de drempel, vermindert interpretatiefouten en verhoogt het dagelijks gebruik. Essentieel voor een internationaal dealernetwerk.
• Order-entry rechtstreeks naar ERP: bestellingen geplaatst via het portaal stromen automatisch door naar het ERP van Prostor. Geen manuele invoer, geen vertraging, geen tussenkomst van het interne team voor routineorders.

Oneindige mogelijkheden

Een leveranciers of klantenportaal kan gebruikt worden om informatie op een snelle en efficiënte manier beschikbaar te stellen. Onze klantenportalen worden aangepast naar de wensen van de klant (kleuren, logo, lay-out, mogelijkheden…) en kunnen losstaand maar ook geïntegreerd worden binnen jouw bestaande omgeving. Een koppeling met ERP, WMS, webshop,… is mogelijk. Een webportaal kan zo een echte blikvanger zijn of onderdeel in het verbeteren van de customer intimacy-strategie.

De mogelijkheden binnen een klanten- of leveranciersportaal zijn quasi eindeloos:

• Uitwisseling van documenten: facturen, verrekeningsnota’s, technische documenten,…
• Goedkeuringen of goedkeuringsflows op stukken of dossiers
• Order-entry en bestellingen
• Opvolging van de stand van zaken
• Data-uitwisseling en koppeling aan externe platformen