Probleem

Jouw onderneming groeit, maar je IT-omgeving groeit mee zonder dat iemand er écht de regie over voert. Er zijn wel mensen die de dagelijkse storingen oplossen, maar niemand die een stap terugzet en zich afvraagt: staat onze IT-strategie nog in lijn met waar het bedrijf naartoe wil? Je herkent dit wellicht:

• Er is geen helikopterzicht op alle systemen, contracten, licenties en leveranciers.
• Beslissingen over software, hardware of beveiliging worden ad hoc genomen, vaak pas wanneer er iets stuk is.
• Je weet niet goed of je te veel betaalt aan IT-partners, of of je het maximale uit die contracten haalt.
• Bij groei, een overname of een nieuw vestiging sluit de IT-structuur niet meer aan op de organisatie.
• GDPR, NIS2 en andere compliance-vereisten voelen als een blinde vlek.
• Een interne IT-manager aanwerven is kostelijk en moeilijk te vinden, terwijl je wel nood hebt aan dat strategische niveau.

 

Oplossing

Protection Unit, actief in bewaking en beveiliging, groeide de afgelopen jaren snel. Met die groei kwamen ook meer vestigingen, meer systemen en meer IT-vraagstukken maar geen extra IT-capaciteit om dat allemaal strategisch aan te sturen. Qastan stapte in als externe IT-manager om de nieuwe structuur en het groeiverhaal IT-technisch verder te ondersteunen. We startten met een IT-audit die ons toeliet ons volledig in te werken in Protection Unit als organisatie. Zo werd de volledige IT-werking doorgelicht en dit op drie niveaus:

• Strategisch: Het is van belang dat IT de groei en innovatie binnen een organisatie (verder) kan ondersteunen.waar wil Protection Unit naartoe (verdere groei en overname versus consolidatie), en hoe kan het IT-beleid over de verschillende vestigingen beter op elkaar afgestemd worden? Waarop stoelt het IT-beleid vandaag: beveiliging, structuur, compliancy,… Welke beleidsinstrumenten ondersteunen het IT-beleid op vandaag? Zijn er markttendensen waar mee rekening mee moeten houden?
• Financieel: Het financieel luik van de audit richt zich op het analyseren van de kostenstructuur, budgettering en financiële planning van de IT-afdeling. Hierbij wordt gekeken naar de efficiëntie van de huidige uitgaven, de return on investment van IT-projecten en de mogelijkheden voor kostenoptimalisatie zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit van de dienstverlening. Welke kosten lopen er vandaag, hoe verhouden die zich tot de toekomstige groei, en waar zit ruimte voor besparing of een betere onderhandelingspositie tegenover bestaande IT-leveranciers? Kunnen we een budgettering opstellen voor het komende jaar? Hoe kunnen middelen efficiënter ingezet worden? Is er een overzicht van alle aanwezige assets, systemen,…
• Operationeel: Binnen het operationeel-organisatorisch deel wordt de aandacht gevestigd op de interne processen en structuren van de IT-dienstverlening. Dit omvat onder meer: zijn alle bedrijfsprocessen gedekt door de huidige systemen, wat verandert er bij een systeemmigratie, is er sprake van shadow IT en welke quick wins kunnen we meteen oppikken? Wat is de digitaliseringsmaturiteit binnen de organisatie?

Via de adviseursrol brengen we de sterktes en zwaktes in kaart. Vanuit deze adviesrol bleven we nauw betrokken bij de rekrutering van een vaste IT-manager en verdere uitbouw van de operationele structuren.

We denken strategisch mee over hoe IT de groei verder kan ondersteunen of over verschillende afdelingen en vestigingen kan aligneren. Zo wordt IT een verlengstuk en ondersteunende kracht binnen de organisatie en niet langer een kostenpost. We zijn de kritische stem in de kamer die durft meekijken over de schouder van de bestaande IT-partners. Vanuit onze eigen expertise, rapporteren we op een onafhankelijke manier aan de directie om de nodige acties uit te voeren. Met Qastan verkopen we geen loutere consultancy-uren maar kiezen we voor transparantie. Via tussentijdse rapportages weet je als klant op elk moment waar je staat.

Wat maakt ons uniek?

ITM-as-a-Service (IT Management as a Service) betekent dat je de strategische en organisatorische aansturing van je IT-omgeving uitbesteedt aan een externe partner, zonder dat je daarvoor zelf een IT-manager moet aanwerven. Qastan vult deze rol in: van audit en strategie tot effectieve opvolging. We zijn de kritische stem in de kamer die pijnpunten durft benoemen zodat strategische prioriteiten kunnen aangepast worden, budget meer bewaakt wordt en compliance terug scherp staat.

• We nemen écht de rol van IT-manager op ons, niet enkel die van leverancier of helpdesk. We werken hierin volledig onafhankelijk.
• We vertrekken vanuit onze expertise en ervaring. Onze analisten zijn experten in hun vak.
• Eén vast aanspreekpunt dat jouw organisatie en IT-omgeving door en door kent.
• Volledige transparantie: je weet vooraf wat de investering is, en je krijgt een duidelijk overzicht van alle uren en bevindingen.
• We werken zowel op afstand als ter plaatse, afgestemd op jouw ritme.
• Ervaring in meertalige en multi-site omgevingen (NL / FR / ENG).
• We kiezen voor langetermijnsamenwerkingen: geen losse interventies, maar een partner die mee evolueert met jouw onderneming.
• Vertrouwelijkheid gegarandeerd via NDA.