Geautomatiseerd dossierbeheer voor de KMO

Probleem

Documenten opzoeken, controleren en bundelen is tijdsintensief. Bovendien moeten documenten gebundeld worden en moeten klanten op een eenvoudige manier hun eigen dossier kunnen raadplegen. Vooral in sectoren waar log trails, kwaliteitsdocumenten of wettelijke certificaten en documenten belangrijk zijn, neem de administratie en samenstelling van een dossier veel tijd in.

Voor elke levering meststoffen stelt Sterckx (Roeselare) een volledig dossier samen: CMR, HD, MAD, bestelbon, certificaat, TUV-attest,… Welke documenten nodig zijn, verschilt per meststof. Deze documenten manueel samenvoegen, ophalen, downloaden en beschikbaar stellen was zeer foutgevoelig en zorgde voor vertragingen. Daarnaast willen klanten hun dossiers en weegtickets snel kunnen raadplegen, zonder daarvoor te moeten bellen of mailen naar Sterckx.

Oplossing

Voor Sterckx bouwde Qastan een webportaal in de huisstijl van Sterckx, bovenop FITdoc DMS (ons documentbeheersysteem). Om dossiers geautomatiseerd samen te stellen werd een matrix opgesteld die bepaalt welke documenten een dossier moet bevatten. Per meststof ligt immers vast welke documenten in het dossier moeten zitten: CMR, HD, MAD, bestelbon, certificaat, TUV,… De matrix koppelt elk type meststof aan de vereiste documenten en geef aan wanneer het dossier compleet is zodat het gepubliceerd kan worden.

• Koppeling met weegbrug: Bij elke levering zorgt de koppeling met de weegbrug ervoor dat het weegticket automatisch wordt gegenereerd en meteen aan het juiste dossier wordt toegevoegd.
• Certificaten automatisch ophalen bij overheidsportalen: Via een koppeling met overheidsportalen worden specifieke certificaten automatisch opgehaald en aan het dossier gekoppeld. Zo is elk dossier compleet zonder dat iemand documenten manueel moet downloaden en uploaden.
• Twee-in-één platform. Het webportaal (in de huisstijl van Sterckx) beschikt over een krachtige motor in de achtergrond: FITdoc DMS. Hierdoor worden alle mogelijkheden van een modern documentbeheer benut: snel zoeken doorheen verschillende dossiers, indexatie en OCR op inkomende documenten, automatische koppeling van documenten aan het juiste dossier, anonieme link om dossiers veilig te delen met klanten of derden, versiebeheer zodat steeds de juiste versie van een document beschikbaar is,…

Klanten van Sterckx loggen in op hun eigen portaal en vinden er meteen hun dossiers, weegtickets en certificaten. Volledig, up-to-date en zonder bijkomende administratie voor de medewerkers van Sterckx.

Hoe bepalen we welke documenten in een dossier zitten?

FITdoc is het documentmanagementsysteem van Qastan. Het centraliseert alle documenten op één plaats, herkent en indexeert ze automatisch via OCR en koppelt ze aan de juiste dossiers. Een matrix legt per meststof vast welke documenten: zoals CMR, HD, MAD, bestelbon, certificaat of TUV – verplicht zijn. Dit zijn parameters die vooraf kunnen ingesteld (of eventueel aangepast) worden. FITdoc geeft het signaal van zodra alle nodige documenten verzameld zijn zodat ze beschikbaar kunnen gesteld worden aan de klant.