Van mappenchaos naar meer overzicht
Documentbeheer & archivering
Een overvolle fileserver, een eindeloze structuur van mappen en submapjes, en dat ene document dat nét buiten je bereik ligt. Herkenbaar?
In de meeste KMO's gaat er meer tijd naar het zoeken van documenten dan naar het werk zelf. Goed documentbeheer maakt daar komaf mee: je vindt elk document terug op inhoud, werkt altijd met de juiste versie en bewaart alles veilig en wettelijk in orde.
Vraag een gesprek aanIn de meeste KMO's gaat er meer tijd naar het zoeken van documenten dan naar het werk zelf. Goed documentbeheer maakt daar komaf mee: je vindt elk document terug op inhoud, werkt altijd met de juiste versie en bewaart alles veilig en wettelijk in orde.
DIGITAAL ARCHIVEREN 2.0
Wat is documentbeheer?
Documentbeheer of documentmanagement is het gestructureerd opslaan, terugvinden, beheren en archiveren van digitale documenten. Een documentbeheersysteem (DMS) legt daarvoor een slimme laag over je bestanden: in plaats van te navigeren door mappen, zoek je op trefwoord, datum, klant of inhoud.
Een documentbeheersysteem houdt versies bij, beheert toegangsrechten en zorgt voor automatische back-ups. Het geeft de mogelijkheid om niet alleen jouw data beter te structeren maar draagt bij tot de efficiëntie binnen jouw team.
Leg de basis voor verdere automatisering
Waarom kiezen voor documentbeheer?
Klassieke fileservers zijn statisch. Documenten belanden in mappen, en na verloop van tijd ontstaat er een organische chaos die bijna niet te stoppen is. Drie pijnpunten keren altijd terug:
- Zoektijd. Je weet dat het bestan er is maar niet precies waar. Elk zoekmoment is verloren tijd.
- Versieverwarring. Bestandsnamen met namen als voorstel_finaal_v4 zijn verleden tijd
- Rechtenbeheer. Wie mag wat zien en bewerken?
18 min
18 minuten is de gemiddelde tijd om één document terug te vinden
(op fileserver)
(op fileserver)
78%
Minder tijd nodig om het juiste document terug te vinden via DMS
20%
Werknemers zijn 20% tot 30% van hun werkdag kwijt aan het zoeken van het juiste document
20 uur
Bespaar meer dan 20 uur
per persoon per maand
per persoon per maand
DOcumentbeheersysteem: één centraal archief
Wat is FITdoc DMS
FITdoc DMS is onze oplossing voor een compleet en efficiënt documentbeheer. Met FITdoc beheer je centraal alle documenten in jouw organisatie: scan documenten rechtstreeks naar het archief, voeg mails, facturen en contracten toe via Outlook of Gmail, en laat AI en OCR elk document automatisch herkennen en classificeren. Met een paar trefwoorden tover je in één klik het juiste document tevoorschijn.
Een documentbeheersysteem houdt versies bij, beheert toegangsrechten en zorgt voor automatische back-ups.
DMS, SHarepoint of toch klassieke fileserver?
Wat is het verschil tussen documentbeheer (DMS) en een klassieke fileserver of Sharepoint?
De klassieke fileserver: mappen, mappen en nog eens mappen
Een fileserver bewaart bestanden in een vaste mappenstructuur. De structuur valt of staat met de discipline binnen het team: iedereen slaat immers op zoals het uitkomt. Zoeken doe je op bestandsnaam, niet op inhoud. En koppelen aan je facturatie, planning of klantendossiers? Daar is een fileserver niet voor gemaakt.
Sharepoint: Krachtig maar geen kant-en-klaar DMS
SharePoint gaat een stap verder dan een fileserver: versiebeheer, samenwerken in de cloud en toegangsrechten zitten erin. Maar SharePoint is een breed en generiek platform, geen documentmanagementsysteem op maat van jouw organisatie. Om er een werkend DMS van te maken, heb je configuratie, onderhoud en de nodige IT-kennis nodig. Koppelen met je specifieke bedrijfsprocessen blijft vaak maatwerk dat je zelf moet bouwen en onderhouden. Wens je je huidige Sharepoint-omgeving alsnog te behouden? Dan koppelen we deze met veel plezier aan FITdoc DMS.
Sharepoint: Krachtig maar geen kant-en-klaar DMS
SharePoint gaat een stap verder dan een fileserver: versiebeheer, samenwerken in de cloud en toegangsrechten zitten erin. Maar SharePoint is een breed en generiek platform, geen documentmanagementsysteem op maat van jouw organisatie. Om er een werkend DMS van te maken, heb je configuratie, onderhoud en de nodige IT-kennis nodig. Koppelen met je specifieke bedrijfsprocessen blijft vaak maatwerk dat je zelf moet bouwen en onderhouden. Wens je je huidige Sharepoint-omgeving alsnog te behouden? Dan koppelen we deze met veel plezier aan FITdoc DMS.
FITdoc DMS: de basis van automatisering voor jouw KMO
Een echt documentmanagementsysteem zoals FITdoc DMS draait niet rond mappen, maar rond je documenten en de informatie eromheen. Elk document krijgt automatisch de juiste classificatie via AI en OCR, je zoekt op trefwoord en inhoud in plaats van op bestandsnaam, en je weet altijd welke versie de juiste is. FITdoc beheert je volledige papier- en documentenstroom én koppelt documenten rechtstreeks aan je facturen, contracten, klant- en leveranciersdossiers. Zo wordt je archief geen opslagplaats, maar de basis voor verdere automatisering.
Een echt documentmanagementsysteem zoals FITdoc DMS draait niet rond mappen, maar rond je documenten en de informatie eromheen. Elk document krijgt automatisch de juiste classificatie via AI en OCR, je zoekt op trefwoord en inhoud in plaats van op bestandsnaam, en je weet altijd welke versie de juiste is. FITdoc beheert je volledige papier- en documentenstroom én koppelt documenten rechtstreeks aan je facturen, contracten, klant- en leveranciersdossiers. Zo wordt je archief geen opslagplaats, maar de basis voor verdere automatisering.
FITdoc DMS: documenten beheren in plaats van bewaren.
Klaar om jouw documentchaos
te temmen?
Kies voor meer efficiëntie in jouw data en documenten.
Maak een afspraak