SNELLERE DOORSTROOM VAN DATA EN INFO

Workflows & goedkeuringen:
stroomlijn je processen

Wie moet dit goedkeuren? Ligt die factuur nog op iemands bureau? Is die taak al afgerond? Zonder structuur blijven processen haperen op vage afspraken en volle mailboxen. Geautomatiseerde workflows leggen vast wie wat doet, in welke volgorde zodat informatie vlot en uniform doorstroomt door je organisatie.
Vraag een gesprek aan
Workflows kunnen je processen versnellen en manueel werk reduceren.

AI driven processen

Minder manueel werk, meer snelheid en minder fouten in de processen. Automatische notificaties, opvolging via AI-agents of geautomatiseerde doorstroming van informatie.

Meer controle en inzicht over jouw processen

Weet altijd wie wat moet doen binnen jouw organisatie, waar iets vastzit en zorg voor een vlotte doorstroom van elke taak.

Koppel je tools

Koppel je tools naadloos via Zapier, Make of n8n: laat systemen automatisch met elkaar praten en elimineer dubbele input en losse eilandjes.
Wie doet wat en in welke volgorde

Wat is een workflow?

Een workflow, proces of werkstroom, is een vooraf bepaalde opeenvolging van stappen en acties om een bedrijfsproces uit te voeren. Hij legt vast welke acties moeten gebeuren, wie verantwoordelijk is en in welke volgorde.
Denk aan de goedkeuring van aankoopfacturen of de onboarding van een nieuwe medewerker. Een workflow is meer dan een takenlijst: een checklist somt taken op zonder vaste volgorde, een workflow bepaalt ook de logica en de overgangen ertussen.
Workflows en goedkeuringsprocessen stuur je eenvoudig aan met de software van Qastan
Hoe jouw processen of workflows definiëren

Hoe gaan we te werk?

Samen stellen we de workflow op die het best bij jouw organisatie past. We elimineren onnodig werk, automatiseren de repetitieve stappen en bouwen de juiste triggers in zodat jouw mensen tijd overhouden voor het werk dat er écht toe doet.
  • We verzamelen hierbij informatie over het proces en bekijk vooral de happy flow (het proces die in 90% van de gevallen het hangbare proces is). Definieer meteen hierbij het doel: waarom bestaat dit proces of deze workflow?
  • We betrekken hierbij alle mensen die bij het proces betrokken zijn. Zo brengen we in kaart wie wat doet en waar er bottlenecks maar ook quick wins zitten.
  • We bekijken waar er geautomatiseerd kan worden. Handmatig of dubbel werk is hierbij een goed vertrekpunt. net als mogelijke integraties en koppelingen.
Eens de workflows zijn opgezet zorgen we er voor dat je deze zelf waar nodig kan aanpassen mocht dit nodig zijn. (vb. factuurgoedkeuring). Zo bouw je binnen FITdoc DMS (ons documentmanagementsysteem) de workflows volledig zelf.

Workflow en procesautomatisering start bij Qastan. Samen bekijken we de best mogelijke keuzes.
Maak Workflows intelligent met AI

Waar (AI) workflows het verschil maken

Workflows zijn niet beperkt tot één type taak of proces. Ze brengen structuur en overzicht maar blijft aanpasbaar wanneer je processen evolueren. Administratrieve en repetitieve processen lenen zich hier bijzonder goed toe:
  • Administratief: controle op werkbonnen of CMR via AI-herkenning, archivering van klantencommunicatie, klachtenbeheer, ophalen van documenten op websites,...
  • Financieel: goedkeuringsstappen bij facturatie
  • HR: onboarding van medewerkers, verdeling van loonbrieven
  • Sales: opvolging van prospectie en offertes
  • Logistiek: order-intake, opvolging aankoopprocessen,...
Via AI kunnen workflows slimmer gemaakt worden. Taken worden geautomatiseerd en AI-agents voeren deze voor je uit. Zo bouw je een proces waar manuele interventie kan gereduceerd worden.
Workflows zelf bouwen in FITdoc om jouw facturatie te stroomlijnen.

Klaar om jouw workflows en processen te stroomlijnen?

Getriggerd om aan de slag te gaan? Samen duiken we in jouw processen en bekijken we waar we deze kunnen optimaliseren.
Maak een afspraak
NL FR