Digitaal ondertekenen van documenten (via itsme)

Een tankkaart aanvragen betekent al snel papierwerk. Het contract wordt afgedrukt, ondertekend, opnieuw ingescand en daarna handmatig opgevolgd. Vaak heen en weer per post of mail. Dat kost tijd, vertraagt de activatie van de kaart en maakt het lastig om te garanderen dat élk contract correct én rechtsgeldig ondertekend is. Wie dag na dag nieuwe klanten activeert, ziet die administratie snel oplopen. Daar komt nog bij dat je zeker wil zijn van wie er tekent: de identiteit van de ondertekenaar betrouwbaar vaststellen is met een ingescande handtekening niet evident.

Gabriëls, met meer dan 180 bemande en onbemande tankstations in Vlaanderen en een eigen Gabriëls-Power tankkaart, activeert doorlopend nieuwe kaarten. Dit zowel voor zakelijke klanten met een wagenpark als voor particulieren. Voor elke nieuwe tankkaart moet een contract ondertekend worden. Dat manueel afhandelen, printen, tekenen, scannen, archiveren en opvolgen was tijdrovend en foutgevoelig, vertraagde de uitlevering van de kaart en gaf geen sluitende garantie over de identiteit van de ondertekenaar.

Qastan voorzag Gabriëls van rechtsgeldig digitaal ondertekenen, geïntegreerd in het klantenportaal en gekoppeld aan FITdoc DMS (ons documentbeheersysteem) en het bestaande ERP (Icasa Energy Suite). Elke tankkaartcontract wordt eIDAS-conform ondertekend, met ingebouwde identiteitscontrole van de ondertekenaar. Dit zonder papierwerk en zonder dat Gabriëls elke handtekeningmethode apart moet integreren.

Wat werd door Qastan voor Gabriëls voorzien:

• Digitaal ondertekenen met identiteitscontrole. De klant tekent het tankkaartcontract digitaal, waarbij de identiteit van de ondertekenaar betrouwbaar wordt vastgesteld (bv. via itsme, de Belgische eID of bankidentificatie). De handtekening is rechtsgeldig conform eIDAS.
• Eén flow voor B2B én particulier. Of het nu om een fleetbeheerder gaat die meerdere kaarten aanvraagt of om een particuliere klant: het ondertekenen verloopt via dezelfde, eenvoudige digitale flow.
• Koppeling met FITdoc DMS. Het ondertekende contract wordt automatisch opgeslagen, geïndexeerd via OCR en aan het juiste klantdossier gekoppeld. Altijd de juiste versie, meteen vindbaar, zonder manueel archiveren.
• Koppeling met klantenportaal en ERP (Icasa Energy Suite). De klant tekent in het portaal in de huisstijl van Gabriëls. Zodra het contract getekend is, stroomt het door naar het ERP, zodat de tankkaart vlot geactiveerd kan worden.

Het resultaat: minder papieren rompslomp, minder kans op fouten, een vlottere activatie van de tankkaart én de zekerheid dat elk contract rechtsgeldig en met geverifieerde identiteit ondertekend is.