Kwaliteitscontrole via automatische documentherkenning (AI)

Probleem

Bij bedrijven in de voedings- en verpakkingssector komen dagelijks tientallen documenten binnen: conformiteitsverklaringen, kwaliteitscertificaten, allergenenlijsten, technische fiches, maar ook bonnen en facturen. Elk document moet gelezen, beoordeeld en gekoppeld worden aan het juiste artikel of dossier, en getoetst worden aan de geldende wetgeving en normen.

In de praktijk gebeurt dit nog grotendeels manueel: iemand opent het document, zoekt uit op welke artikels het van toepassing is, controleert of het up-to-date en conform is, en archiveert het vaak in losse mappen of e-mails. Dat kost veel tijd, is foutgevoelig, en bij een audit moet alles weer worden opgezocht. Documenten die ontbreken, verlopen of niet conform zijn, blijven daardoor te lang onopgemerkt.

Oplossing

Voor Ace Packaging, actief in de voedingsverpakkingssector, automatiseerden we met Qastan dit volledige proces via een AI-herkenningslaag. De AI-laag werd gebouwd op ons documentmanagementsysteem FITdoc DMS. Ace Packaging gebruikt deze toepassing om zijn volledige kwaliteitsproces rond leveranciersdocumenten te digitaliseren. Alle documenten worden automatisch herkend, gecatalogeerd en gekoppeld aan de juiste artikels of artikelgroepen in het ERP.

Onze AI-motor analyseert documenten en bepaalt automatisch op welke artikels of artikelgroepen een document van toepassing is. Hierbij wordt meteen de link gelegd met het correcte dossier in het ERP. Vervolgens wordt de inhoud getoetst aan een regelgevingsbibliotheek met wetgeving, normen, richtlijnen en klantvereisten. Het systeem voert daarbij een reeks verplichte kwaliteitscontroles uit:

• Extractability-check: staat de juiste informatie er effectief in?
• Claim-to-evidence-mapping: wordt elke claim onderbouwd met bewijs?
• Scope-analyse: is het document van toepassing op de juiste artikels?
• Authority-check: komt het van een geldige, erkende bron?
• Versiecoherentie: werk je met de meest recente versie?

Documenten die onvolledig, niet-conform of onvoldoende betrouwbaar zijn, worden duidelijk gemarkeerd en leiden automatisch tot een gestructureerde terugkoppeling richting de leverancier. Is een document conform, dan genereert het systeem automatisch of semi-automatisch, op basis van templates met dynamische placeholders een conformiteitsverklaring (DoC/VvO), inclusief traceerbaarheid en versiebeheer. Alles wordt centraal bewaard in FITdoc, georganiseerd per leveranciersdossier met historiek en status, en is via overzichtelijke dashboards beschikbaar voor je team en indien gewenst voor je klanten.

Hetzelfde systeem herkent ook bonnen en facturen en matcht deze automatisch met de juiste bestellingen en artikels, zodat kwaliteitscontrole en administratieve verwerking in één en dezelfde flow samenkomen.

Resultaat

• Leveranciersdocumenten automatisch herkend, gestructureerd en gekoppeld aan het juiste artikel of dossier
• Verplichte compliance-checks (extractability, scope, authority, versiecoherentie) automatisch uitgevoerd
• Conformiteitsverklaringen (DoC/VvO) automatisch of semi-automatisch gegenereerd, met traceerbaarheid en versiebeheer
• Bonnen en facturen automatisch herkend en gematcht met bestellingen
• Centraal leveranciersdossier met historiek, status en dashboards in FITdoc, ook deelbaar met klanten