Klantenportaal voor complexe sectoren (transport)

Probleem

De administratie is heel tijdrovend voor de eigen medewerkers en klanten hebben weinig tot geen zicht op de stand van zaken van hun dossier. Dat probleem wordt nog groter in een omgeving met hoge operationele complexiteit die sterk gereguleerd is, gekenmerkt door:

• 24/7 operationele continuïteit: processen lopen door, ook buiten kantooruren, en het portaal moet altijd beschikbaar en betrouwbaar zijn.
• Een gereguleerde omgeving: strikte vereisten op vlak van beveiliging, controle en rapportering, vaak met audit- of compliance-verplichtingen.
• Meerdere stakeholders: van eindklant en filialen tot transporteurs, partners en interne teams, elk met eigen rollen en informatiebehoeften.
• Tweerichtings operationele communicatie: niet enkel statusupdates vanuit het portaal naar de klant, maar ook input, bestellingen, meldingen en feedback vanuit de klant terug naar de organisatie.

Oplossing

Voor Loomis, wereldwijd actief in waardentransport en cashmanagement, bouwde Qastan met myLoomis een portaal dat precies dit soort operationele complexiteit opvangt:

• Biljetten- en muntleveringen beheren op diverse locaties, vanaf desktop of tablet, op elk moment. Een directe vertaling van 24/7-continuïteit.
• Meer inzicht en controle over ophalingen via één duidelijk dashboard met alle bestellingen en geldtransporten.
• Synchronisatie met de planning van zowel het transport als de eindklant waaronder banken zoals KBC, ING, BNP Paribas Fortis of Europabank of retailklanten.
• Volledige track-and-trace doorheen alle stations (transport, tellingen, aankondigingen, sealbags), met tweerichtingscommunicatie: de klant volgt statussen op, maar meldt ook zelf afwijkingen of bijzonderheden.
• Sterk beveiligd portaal met diverse rechtenlagen en 2-stapsauthenticatie, afgestemd op de eisen van een gereguleerde sector met veel verschillende gebruikersprofielen.
• Integraties met maatsoftware, ERP-pakketten en externe partners zoals Bpost, ING en retailers zoals H&M en Inditex, voor een vlotte gegevensuitwisseling over de hele keten.

Webportaal voor een complexe en sterk gereguleerde (geld)transportsector

Waardevervoer draait om strikt beveiligde, tijdsgebonden processen: een levering van biljetten of munten moet exact op het juiste moment op de juiste locatie zijn, terwijl tellingen, verzegelingen (sealbags) en aankondigingen nauwgezet op elkaar moeten aansluiten. Eén verkeerde afstemming heeft meteen impact op de kasstroom van de eindklant. Daarbij komt dat de sector onderhevig is aan specifieke wetgeving rond waardevervoer en beveiliging waarbij meerdere partijen betrokken zijn. De continue afstemming dient binnen het portaal te gebeuren tussen de transporteur, de eindklant (vaak een bank of retailer met eigen planning en systemen), telcentra en externe partners. Net die combinatie van veiligheid, regelgeving, timing en samenwerking maakt een goed uitgebouwd klantenportaal in deze sector geen “nice-to-have”, maar een noodzaak om grip te houden op de operatie.